Secretária virtual para consultório

O consultório perde paciente no intervalo entre a mensagem e a resposta. A secretária está no telefone, atendendo quem chegou, ou já foi embora. O paciente que perguntou o valor às 21h marca com quem respondeu primeiro.

Os tipos de secretária virtual

• Secretária remota: uma pessoa que atende de fora do consultório, por WhatsApp e telefone, num horário contratado. Resolve o volume, mas tem horário e custo por hora.
• Secretária com IA: um sistema que responde o WhatsApp na hora, a qualquer hora, usando a base de informações do consultório. Também chamada de agente de IA, assistente virtual ou atendente virtual.
• Robô de menu: "digite 1 para agendar". Serve para recado, mas não responde pergunta fora das opções. Veja a diferença em chatbot para clínicas.

Na prática, a combinação que funciona é a secretária com IA na linha de frente e a equipe do consultório no que precisa de uma pessoa.

O que a secretária com IA faz no consultório

• Responde na hora, inclusive à noite e no fim de semana.
• Explica horário, endereço, convênios e o que levar na consulta.
• Passa o valor da consulta e dos procedimentos que estão na tabela, quando a norma permite.
• Oferece horários livres e marca na agenda.
• Confirma na véspera e chama de volta quem faltou.
• Retoma quem recebeu o valor e não respondeu.
• Registra a conversa, para o médico ver quem chamou, quem marcou e quem ficou pelo caminho.

O que ela não faz

• Não dá diagnóstico nem orientação sobre sintoma, exame ou tratamento.
• Não inventa preço. O que não está na tabela vai para a equipe.
• Não cuida de pagamento sem uma pessoa olhando.
• Não esconde que é uma IA: se o paciente pergunta, ela diz e oferece uma pessoa.

Agendamento automático pelo WhatsApp

O agendamento automático é a parte que mais muda a agenda do consultório. Em vez de mandar o paciente para um link ou pedir que ligue, a secretária com IA oferece dois ou três horários na própria conversa, marca o escolhido, manda a confirmação com endereço e o que levar e lembra na véspera. Quem não confirma recebe uma nova mensagem, e o horário que vagou volta para a agenda.

Secretária virtual e as regras do CFM

A Resolução CFM 2.336/2023 trata de publicidade médica. Para o atendimento, o cuidado é o mesmo da recepção presencial: informar sem prometer resultado, sem orientar tratamento e com a identificação do médico responsável quando a norma pede. Veja o guia da Resolução CFM 2.336/2023.

A secretária com IA da AION

A Bia é a IA do AION OS, o sistema de atendimento no WhatsApp da AION. Ela responde pela base do consultório, monta o orçamento só com os preços da tabela, oferece horários livres, marca, confirma e retoma quem ficou em silêncio. Passa para a equipe quando o paciente pede, quando o assunto é da equipe e quando a dúvida fica sem resposta. Lembrete e retomada só saem das 7h às 22h.

Num laboratório clínico cliente da AION, a conversão no WhatsApp foi de 1,5% para 22,5% no primeiro mês com a Bia, e gerou R$ 45,2 mil de receita direto no WhatsApp.